Étude du fonds de prévoyance et carnet d’entretien
Une vision complète de votre copropriété, aujourd’hui et pour les 25 prochaines années.
Bien gérer une copropriété, ce n’est pas seulement prévoir combien coûtera le remplacement de la toiture dans 15 ans.
Il faut d’abord connaître l’état actuel de l’immeuble, savoir comment entretenir ses différentes composantes et finalement planifier les travaux majeurs ainsi que leur financement à long terme.
Chez ADL Études de Fonds de Prévoyance Inc., notre approche réunit ces trois aspects afin d’offrir au syndicat de copropriété des outils concrets pour comprendre son immeuble, planifier son entretien et anticiper ses dépenses futures.
Trois outils complémentaires pour votre copropriété
1. Le certificat d’état de l’immeuble
Le rapport d’inspection des parties communes
Le certificat d’état de l’immeuble présente un portrait de l’état apparent des principales composantes communes au moment de l’inspection.
À la suite de notre visite de l’immeuble, nous documentons les composantes observées, les déficiences et signes de détérioration constatés ainsi que les interventions qui devraient être envisagées.
Le rapport permet notamment d’identifier :
les déficiences observées lors de l’inspection;
les éléments nécessitant une réparation ou une intervention;
les réparations jugées prioritaires, lorsqu’applicable;
les composantes qui devraient faire l’objet d’un suivi;
les observations pertinentes pour la planification future de l’immeuble.
En bref : dans quel état est notre immeuble aujourd’hui et qu’est-ce qui nécessite notre attention?
2. Le carnet d’entretien
La feuille de route pour entretenir votre immeuble
Le carnet d’entretien permet de planifier les actions nécessaires pour maintenir les composantes communes en bon état et favoriser leur durée de vie.
Il regroupe les principales actions d’inspection, d’entretien préventif, de nettoyage, de vérification et de suivi recommandées pour les différentes composantes de l’immeuble.
Selon les caractéristiques de la copropriété, le carnet peut notamment couvrir :
les toitures;
les revêtements extérieurs;
les portes et fenêtres;
les fondations;
les balcons, escaliers et garde-corps;
les stationnements et surfaces extérieures;
les systèmes de drainage;
les équipements mécaniques;
ainsi que les autres composantes communes applicables.
Les interventions sont organisées selon un calendrier d’entretien structuré, permettant au conseil d’administration de savoir quoi vérifier, quoi entretenir et à quelle fréquence.
En bref : que devons-nous entretenir, vérifier ou inspecter et à quel moment?
3. L’étude du fonds de prévoyance
La planification des travaux majeurs et de leur financement
L’étude du fonds de prévoyance permet de transformer les besoins futurs de l’immeuble en une planification technique et financière sur 25 ans.
Pour les principales composantes communes, nous analysons notamment :
leur état et leur durée de vie utile;
leur durée de vie restante estimée;
les réparations majeures et remplacements anticipés;
les années d’intervention prévues;
les coûts estimatifs des travaux;
l’évolution anticipée de ces coûts;
les sommes disponibles au fonds de prévoyance;
les besoins financiers futurs du syndicat;
les cotisations recommandées;
et, lorsque requis, différents scénarios de rattrapage.
Le syndicat peut ainsi visualiser les dépenses anticipées année après année et déterminer les sommes qui devraient être accumulées afin de financer les travaux futurs.
En bref : quels travaux majeurs s’en viennent, quand devront-ils être réalisés et combien devons-nous prévoir pour les financer?
Trois documents. Une vision complète.
ÉTAT ACTUEL → ENTRETIEN → PLANIFICATION FINANCIÈRE
Le certificat d’état de l’immeuble permet de comprendre où en est votre copropriété aujourd’hui.
Le carnet d’entretien permet de planifier les actions nécessaires pour prendre soin de l’immeuble au fil des années.
L’étude du fonds de prévoyance permet d’anticiper les travaux majeurs et de préparer leur financement sur les 25 prochaines années.
Ensemble, ces trois outils donnent au conseil d’administration une vision structurée permettant de mieux entretenir, planifier et gérer la copropriété à long terme.
Comment réalise-t-on une étude du fonds de prévoyance?
Vous vous demandez ce qu’il y a réellement derrière une étude du fonds de prévoyance?
Dans cette vidéo, nous vous présentons concrètement les principales étapes de notre travail : l’inspection de l’immeuble, l’inventaire des composantes, l’évaluation de leur durée de vie, l’estimation des travaux futurs et la construction des projections financières sur 25 ans.
Comment ça fonctionne?
1. Collecte des documents
Avant l’inspection, nous recueillons les informations disponibles sur la copropriété : déclaration de copropriété, plans lorsqu’ils sont disponibles, informations financières, questionnaire préinspection et autres documents pertinents.
2. Inspection des parties communes
Une inspection visuelle de l’immeuble permet de documenter l’état apparent des principales composantes communes et d’identifier les déficiences, réparations ou éléments nécessitant un suivi.
Cette inspection constitue notamment la base du certificat d’état de l’immeuble.
3. Inventaire et analyse des composantes
Les différentes composantes communes sont répertoriées et analysées afin d’établir leur état, leur durée de vie utile et les interventions qui pourraient être requises au cours des prochaines années.
4. Élaboration du carnet d’entretien
Les actions d’entretien, d’inspection et de suivi recommandées sont organisées selon leur fréquence afin de fournir au syndicat un calendrier d’entretien structuré.
5. Planification des travaux majeurs
Les réparations majeures et remplacements prévisibles sont répartis sur un horizon de 25 ans, selon les caractéristiques et l’état observé des composantes.
6. Estimation des coûts
Les coûts associés aux interventions futures sont estimés et intégrés aux projections en tenant compte de leur année anticipée de réalisation et de l’évolution des coûts.
7. Analyse financière du fonds de prévoyance
Les dépenses projetées sont comparées aux sommes disponibles et aux contributions prévues au fonds.
Cette analyse permet d’évaluer si les cotisations actuelles sont suffisantes et, lorsque nécessaire, d’établir des recommandations ou différents scénarios de rattrapage.
8. Remise des livrables
Le syndicat reçoit ses documents afin de disposer d’une vision claire de l’état actuel de l’immeuble, de son entretien et de ses besoins financiers futurs.
Une planification sur 25 ans
Une étude du fonds de prévoyance ne consiste pas simplement à dresser une liste de travaux.
Chaque intervention est intégrée dans une planification à long terme permettant au syndicat de comprendre quand les dépenses importantes pourraient survenir et quelles sommes devraient être prévues pour y faire face.
Votre étude permet notamment de répondre à des questions très concrètes :
Quels travaux majeurs devrons-nous réaliser?
Dans combien d’années?
Combien pourraient-ils coûter?
Notre fonds de prévoyance actuel est-il suffisant?
Combien devrions-nous cotiser?
Un rattrapage financier est-il nécessaire?
Le conseil d’administration dispose ainsi d’une feuille de route sur 25 ans pour orienter ses décisions.
Ce que vous recevez
Selon le forfait sélectionné et les caractéristiques de votre copropriété, les livrables comprennent notamment :
Certificat d’état de l’immeuble
Un rapport documentant l’état apparent des principales composantes communes, les observations effectuées lors de l’inspection et les interventions recommandées.
Carnet d’entretien
Un calendrier structuré des inspections, entretiens, vérifications et suivis recommandés pour les composantes communes de l’immeuble.
Étude du fonds de prévoyance sur 25 ans
Une planification détaillée des réparations majeures et remplacements anticipés, accompagnée de leurs coûts estimatifs et de leur échéancier. Les dépenses prévues sont réparties année après année afin de visualiser l’évolution anticipée du fonds de prévoyance.
Inventaire des composantes
Les principales composantes communes sont répertoriées avec leurs caractéristiques pertinentes, leur durée de vie et les interventions anticipées.
Projections financières
Les dépenses prévues sont réparties année après année afin de visualiser l’évolution anticipée du fonds de prévoyance.
Recommandations de cotisation
L’analyse permet d’établir les sommes à prévoir afin que le fonds puisse répondre aux besoins anticipés de la copropriété.
Scénarios de rattrapage
Lorsque la situation financière le nécessite, différents scénarios peuvent être présentés afin d’aider le syndicat à planifier progressivement le rattrapage requis.
L’objectif est de remettre au syndicat des documents compréhensibles, structurés et réellement utilisables pour la gestion de la copropriété.
Comprendre votre étude, simplement
Notre objectif ne s’arrête pas à produire des tableaux et des projections.
Nous voulons que le conseil d’administration puisse comprendre les résultats de l’étude, savoir pourquoi certaines dépenses sont prévues et utiliser les documents pour prendre des décisions éclairées au fil des années.
Loi 16 : plus qu’une obligation, un outil de gestion
Les exigences applicables aux copropriétés québécoises accordent désormais une place beaucoup plus importante à la connaissance de l’état de l’immeuble, à son entretien et à la planification adéquate du fonds de prévoyance.
Mais ces documents ne devraient pas simplement être produits pour être rangés dans les archives du syndicat.
Lorsqu’ils sont utilisés ensemble, le certificat d’état de l’immeuble, le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance deviennent de véritables outils de gestion à long terme.
Ils permettent notamment au syndicat de mieux anticiper les interventions, de répartir les efforts financiers dans le temps et de réduire le risque de devoir réagir à des dépenses importantes qui n’avaient pas été suffisamment planifiées.
Votre copropriété est-elle prête pour les 25 prochaines années?
Comprendre l’état de votre immeuble.
Planifier son entretien.
Anticiper les travaux majeurs.
Prévoir leur financement.
ADL Études de Fonds de Prévoyance Inc. accompagne les syndicats de copropriété dans leur planification à long terme avec une approche claire, structurée et adaptée à leur immeuble.